Porque a centralização de arquivos?

 

Muitas empresas gastam boa parte de sua estrutura armazenando a mesma coisa, de forma desorganizada.
 Para entender o problema vou tentar explicar de maneira simplificada, como visualizo o problema de gestão sobre os arquivos e a falta de cultura.
E como resolver.

Imagine que sua empresa tenha 1 única sala para arquivar o trabalho feito. Apenas com uma única porta de acesso, Super segura com registro de retina e impressão digital. E você tem sua mesa de trabalho e sua gaveta com uma chave para armazenar o trabalho em andamento. Essa é forma mais simplificada de exemplificar a solução.

Bom na pratica o que vejo é que mesmo tendo estrutura pronta para organizar tudo e manter organizado, muitas empresas tende a ter ignorado estes detalhes e lembrar depois que dá problema. Imagine se fosse como antigamente, acredito que todo escritório seria como a foto abaixo, começando pela recepção até a sala do CEO. Este é o mundo que eu encontro quando começo a executar um projeto, todos têm e-mails, arquivos e lixo por todos os lados.

Quando comecei a trabalhar (idos dos 1990) o meu tempo era dividido em 10% no computador e os 90% em arquivos de metal, tinha que “importar” todos os cadastros de clientes para o sistema. Aprendi desde o início que organizar os arquivos tanto na vida digital quanto na vida real era importante, pois passava maior parte do tempo procurando parte dos cadastros perdidas nas mesmas dos funcionários.

20 anos depois ainda vejo a mesma situação, milhões de arquivos sendo duplicados e replicados sem controle de versão ou de dados.

Quando se pede orçamento para aumentar a estrutura ou otimizar, o problema é 100% do departamento de TI, mas será que é ? Penso que sim e não.

Não tenho a respostas para isso mas tenho outras perguntas,

1-      Temos ferramentas para mostrar aonde está o problema?

Sim, temos muitas ferramentas para organizar, mas penso que o colaborador como antigamente deve ter disciplina de fazer o sistema de funcionar e fazer parte do sistema, e não esperar que alguém limpe a mesa dele.

2-      É responsabilidade do departamento de Tecnologia educar os usuários?

Não, assim como todas as regras de convivência social que o RH coloca, esse seria mais uma, pois agora não assunto de TI, e sim educação, assim como manter a mesa de trabalho limpa, não entrar sujo ou malvestido no ambiente de trabalho.

3-      Como a TI pode corrigir problemas de gestão de e-mail, já que isso interfere 100% no trabalho do usuário?

Infelizmente não cabe a TI esse papel, imagine a situação de alguém chegar na sua mesa olhar a bagunça e começar a retirar as pastas de cima da mesa e levar para o lixo. Quem tem de otimizar os e-mails é o próprio usuário.

4-      Como controlar?

Infelizmente não é possível controlar, pois já vi que sempre o usuário da um jeito, quando acaba o espaço do e-mail ele começa a enviar todos os e-mails para um caixa de e-mail externa, salva os arquivos em um HD externo, e por ai vai.

Para resolver este problema antes de tudo temos que dividir em parte o problema.

1 – Ambiente de trabalho atual.

Imagine que a mesa de trabalho e sua gaveta devem conter apenas as atividades atuais (One Drive, Dropbox, Google Drive), e pontuais. Portanto não deve ter pilhas de papel do que você já fez, apenas algumas anotações para lembrar de pontos chaves de trabalhos já executados ( Onenote, Evernote, notes)

2- Compartilhamento / acesso / Projetos.

Trabalho em equipe e projetos, antigamente se usava um mural ou quadro para organizar o projeto as tarefas de cada um, os trabalhos em andamento. Hoje temos como usar portais que mantem centralizado e controlado para que todos possam trabalhar com o projeto e visualizar o andamento geral.  (Sharepoint, Trello e etc)

3- Arquivamento de trabalho já executado.

Depois que terminar a tarefa trabalho o colaborador arquivava, incluindo no índice sua localização.

Trabalhando desta maneira, você reduz o volume de arquivos e facilita o fluxo de trabalho da organização, reduzindo tempo do colaborador em localizar fontes de arquivos e documentos.

No Sharepoint ele pode armazenar organizadamente em pastas com versionamento e localização de conteúdo de dentro dos documentos, quando compartilhamos os arquivos por e-mail  dentro da nossa organização vai um link do Sharepoint, evitando que crie mais uma versão anexada, reduz muito o volume de utilização do email, e claro isso facilita muito e otimiza. 

Quando você deseja localizar um projeto com várias trocas de e-mails e documentos envolvidos, basta ir no localizar digitar parte do nome do cliente ou do projeto e ele traz tudo. 

Claro não basta apenas copiar da sua área de trabalho para o Sharepoint e achar que vai organizar tudo para você, como antigamente é você quem tem que colocar logica na organização.

E quando criar tente seguir a lógica de simplificar, não crie muitos diretórios ou nomes extensos para tudo. Um bom exemplo é;

Pense em uma empresa de vendas e que tenha projetos também, ela pode precisa apenas 1 site Sharepoint para todas as bibliotecas de documentos.

Bibliotecas

·         Clientes

·         Vendas

·         Projetos

o   Marketing

o   RH

o   Novos clientes

·         Arquivos

o   Campanhas anteriores.

o   Clientes inativos

o   Projetos concluídos

O site tem apenas 4 bibliotecas principais, dentro tem pastas para organizar, dentro de vendas poderia colocar uma subpasta A ou B, para indicar a equipe ou região. Esse ambiente é para trabalhos recorrentes e arquivamento, se qualquer um da empresa precisa localizar algo relacionado a um cliente facilmente ela tem acesso digitando apenas o nome do cliente vai trazer o resultado de todos os lugares, mas se criar subsites vai aumentar o número de ambiente que o colaborador terá que fazer a pesquisa.

Para alguém que entrar em uma empresa e vê todas as mesas  bagunçadas e milhões de arquivos espalhados pelas salas vai fazer igual.

Agora se ele entra e vê as mesas limpas e organizadas como ele vai fazer ?

É a mesma situação para a gestão de arquivos. Ele entra no sincronismo.

E quando o colaborador sai? Aonde está os arquivos ou como ele trabalhava? Caso ele não tenha passado nenhuma informação, você tem uma pequena perda de informações, mas não completa já que o que ele já executou estão arquivados, e o trabalho em produção está no dashboard dele.

Para e-mails segue a mesma logica, não podemos criar um micros sistemas em cada mesa de cada funcionário para que ele trabalhe de maneira isolada em seu sistema e quando alguém precisa de algo dependa dele, ele precisa compartilhar a situação, vejo muitas empresas com funcionários que tem 100% das informações de trabalho no e-mail, quando ele sai ele leva junto. Como evitar de maneira simples, evite de não criar rotinas de compartilhar informações com painéis alimentando com informações trocadas por e-mail, mesmo que seja simplesmente imprimindo o e-mail em PDF e salvando na pasta do cliente juntamente com os anexos.

Claro que a questão de segurança é muito maior neste ambiente, já que podemos definir cada nível de restrição (acesso, leitura, escrita, apagar, mover )